SOLUCIÓN
Automatización documental
La automatización documental mueve archivos y su información por un proceso controlado: recepción, clasificación, extracción, nombrado, comprobación, archivo y registro. Secuenzia conecta ese proceso con los sistemas donde continúa el trabajo.
Problemas habituales
- 01Los archivos llegan por canales distintos, con nombres y formatos inconsistentes.
- 02Las personas leen documentos una y otra vez para copiar los mismos datos.
- 03Los documentos, aprobaciones o pasos de archivo que faltan se detectan tarde.
Qué se puede automatizar
- 01Recoger, nombrar, clasificar y dirigir archivos al expediente, cliente o proyecto correcto.
- 02Extraer campos, detectar ausencias y crear resúmenes estructurados.
- 03Actualizar el sistema correspondiente, pedir omisiones y ejecutar aprobaciones.
Flujo de ejemplo
- 01Llega un PDF por correo o subida segura.
- 02El sistema lo asocia al registro correcto y comprueba el tipo y la integridad.
- 03La IA extrae información y el software valida formatos y campos.
- 04Los datos dudosos se muestran a una persona junto al documento.
- 05El archivo aprobado se nombra, guarda, registra y pasa al siguiente paso.
Dónde puede intervenir la IA
La IA ayuda a interpretar diseños variados, escaneos, cláusulas o texto libre. Después, la validación determinista comprueba identificadores, formatos, campos y reglas de destino.
Dónde mantienen el control las personas
Una persona puede confirmar extracciones ambiguas, aprobar documentos sensibles y tomar cualquier decisión profesional. El original queda disponible para verificar.